El Servicio de Registro Cívico (Serecí), de forma permanente, realiza el registro de defunciones y la emisión del respectivo certificado de manera inmediata, en todas las oficinas departamentales y regionales, además que ese trámite también puede hacerse en las oficialías de Registro Civil.
De acuerdo con el procedimiento, parientes directos del fallecido y/o apoderados de los parientes pueden realizar la solicitud de inscripción de partida de defunción, no obstante, el duplicado del certificado solo es otorgado a los parientes, como ser: padres, hijos hermanos de padre y madre, esposa/o, y /o apoderado legal.
La persona que realice el trámite debe presentar su cédula de identidad y cancelará el valorado de defunción, que tiene un costo de Bs 34 en las oficinas del Serecí, mientras que en las oficialías de Registro Civil el precio es Bs 51.
Realizado ese procedimiento, el familiar accede de manera inmediata a un duplicado del certificado de defunción, además que el registro en el sistema se realiza en el instante.
Cuando la partida o el certificado de defunción presentan errores en las letras, nombres u otros datos personales, los parientes del fallecido pueden solicitar el saneamiento documental —que es gratuito—, o realizar el trámite judicial, dependiendo la imprecisión o ajuste que se requiera.
En caso de que haya personas con vida que figuren en el registro como fallecidas, el Serecí iniciará la respectiva investigación, pues podría tratarse de que sean ciudadanos con datos homónimos, errores en el registro de defunción o que se trate de una suplantación de identidad.
En cualquiera de esos casos, se procede al saneamiento de las partidas de registro civil, cuyo trámite es gratuito y el tiempo para esa gestión dependerá del procedimiento que se deba realizar.